Mengenal Access

Data adalah informasi yang mengandung arti. Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengambilan keputusan, pengumpulan informasi dan masih banyak lagi. Data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada memiliki arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun dimasa mendatang.

Sedangkan database adalah sebagai pengatur, pengolahan serta penyajian informasi tersebut. Database adalah suatu kumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa sehingga membentuk informasi yang sangat berguna. 

 

Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. 

 

:: DEFINISI DASAR:

------------------

Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
Data: fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu
Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record
Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field

----------------------------------------------------------------------------------------

Untuk menyimpan informasi dibutuhkan table, salah satu contoh bentuk table adalah sebagai berikut:

 

Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. 

Contoh : Database Akademik, Database Perusahaan, dll

 

Salah satu aplikasi yang biasa dipergunakan untuk mengolah database (basis data) ialah Microsoft Acces. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. 

  

Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:

• Queri untuk mengorganisasi data,
• Forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,
• Reports untuk mencetak hasil,
• Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.

Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb

 

Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat database:
1. Membuat database baru.
   Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database.
2. Menggunakan database wizard.
   Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat .
   Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file.

Langkah-langkah untuk menjalankan microsoft access adalah :

1. Siapkan instalasi Microsft Acces yang merupakan satu paket dengan Microsft Office.
   Pilih menu Microsft Acces pada menu yang tersedia dalam windows.
2. Untuk membuat Database Baru(Blank Database), buka menu File, lalu pilih New. Lalu klik Blank Database.
3. Akan muncul kotak dialog save. Simpan database baru dengan nama yang sesuai dengan informasi yang akan dibangun serta letakan pada folder directory yang telah disiapkan.
4. Pilih object yang diinginkan. Jika ingin membuat table, maka pilih object table dan pilih create table. Jika ingin membuat Query maka juga pilih object Query dan seterusnya.

 

:: Membuat Tabel

----------------

 

Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan mengelola data.
Langkah yang harus dikerjakan adalah :
1. Merancang table yang akan dibuat,
2. Merancang struktur table seperti apa
3. Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya terpadu.
4. Klik menu/object table. Pilih create table in design view.

5. Ketik struktrur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang akan dibangun. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya data, pilih Field Size. 

 

6. Setiap tabel memiliki primary key. Primary key artinya field yang bisa mengidentifikasi setiap informasi yang ada pada tabel. Misal pada tabel karyawan, primary key-nya adalah nomer induk karyawan atau KaryawanID, ini karena setiap karyawan memiliki nomer induk yang unik dan tidak sama dengan karyawan yang lain. 

 

7. Struktur table diatas, field sebagai Primary Key adalah KodeVCD karena sebagai informasi utama yang membedakan VCD satu dengan VCD lain, dan selalu bersifat Unique. 

 

8. Letakkan kursor di field tersebut yaitu KodeVCD. Klik kanan maka akan muncul menu menentukan Primary Key sebagai berikut :

 

Maka Field tersebut akan ditandai dengan gambar kunci disebelah kiri field tersebut.

 

9. Bila ingin memberi aturan pada fields tertentu misalnya KodeVCD, aturan yang diberikan misalkan untuk KodeVCD selalu diawali dengan huruf H atau D, maka diberikan ketentuan sebagai berikut : 

Input Mask : L99
Validasi Rule : Left([KodeVCD],1)=”H” or Left([kodeVCD],1)=”D”
Validasi Text : “Tidak boleh sembarang memasukan data” 

 

10. Simpan perancangan struktur table diatas, klik menu File, lalu pilih simpan maka beri nama table tersebut. 

11. Maka hasil penyimpanan table VCD tersebut akan nampak seperti dibawah ini : Selanjutnya..

  

 

--[ Menambahkan Data

 

Buka table database yang berisi table tersebut, seperti table VCD dalam database RentalVCD yang telah dibuat diatas. Pilih Table yang akan ditambah datanya, klik dua kali.

 

Ketik data-data yang dinginkan seperti contoh berikut ini : 

 

Menambah data yang tidak sesuai dengan Rule, sesuai dengan Validasi Rule, seperti kasus diatas bahwa data yang dimasukan harus berawalan H atau D dengan diikuti 2 angka dibelangkannya.Bila yang dimasukan bukan awalan H atau D seperti G04 maka akan muncul message kesalahan.

Menambah data bila data pada Primary Key sama , misalkan data D02 sudah ada, di entri lagi dengan data lain yaitu D02 dengan judul film yang berbeda, maka ada duplikasi data pada field KodeVCD, maka akan muncul : 

 

Buka Table yang akan diedit datanya:

 

 

Arahkan kursor kearah record yang akan dirubah datanya, misal ingin merubah data pada record 2, maka pilih record 2 pada tabel tersebut lalu ketik perubahannya.

 

Lalu rubah sesuai dengan data mana yang akan dirubah, missal pada data judul VCD yang akan dirubah seperti contoh berikut : 

 

  

 

--[ Menghapus Data

 

Buka table yang berisi data yang akan dihapus. Arahkan kursor ke data yang akan dihapus,klik kiri sehingga record diblock :

 

 

Lalu klik kanan, maka akan muncul menu sebagai berikut : 

 

 

Pilih Delete Record, maka akan ada konfirmasi apakah akan menghapus record tersebut : 

  

Pilih Yes jika ingin menghapus maka data akan dihapus.

   

 

--[ Mencari Data

 

Buka table yang akan dicari datanya, misal table VCD diatas.  Klik menu edit, Find. Ketik data yang dicari, pada kotak isian Find What. Pilih table VCD: table pada kotak isian Look In. Pilih Whole Field pada kotak isian Match. Pilih All pada kota Search. 

  

 

--[ Mencari data dan Mengganti Data

 

Buka table yang akan dicari datanya, misal table VCD diatas. Klik menu edit, Find. Ketik data yang dicari, pada kotak isian Find What, misal : Superman. Pada kotak isian Replace With : misal ketik : SuperWoman. Pilih table VCD: table pada kotak isian Look In. Pilih Any Part of Field pada kotak isian Match. Pilih Replace All pada kota Search, dan pilih Yes.
 

 

--[ Mengurutkan data

 

Mengurutkan Data ada dua bentuk :

:: Ascending : Mengurutkan menaik (misal A-Z atau 0-1000 dst)
:: Descending : Mengurutkan menurun(Misal Z-A atau 1000-0 dst). 

 

Buka table yang bernama VCD. Sorotlah kolom/field yang akan diurutkan : 

 

Klik menu Record, sort Ascending, untuk mengurutkan data yang terkecil ke yang terbesar.Atau Descending untuk sebaliknya.

 

Hasil Pengurutan Ascending :

  

 

--[ Menyaring DATA

 

Menyaring data (Filter) adalah memisahkan atau menyeleksi semua record yang dikehendaki. Pertama-tama bukalah tabel yang akan disaring misal VCD. Tempatkan kursor pada kata atau data yang digunakan sebagai penyeleksi missal ingin menampilkan data-data yang harga sewa VCD sama dengan 3000, maka letakan kursor di data tersebut, 3000 di kolom/field HargaSewa VCD. Lalu pilih Record, dan pilih Filter by Selection, maka hasilnya adalah sebagai berikut :

 

 

Jika ingin meremove/mengembalikan ke data asal, tanpa difilter maka pilih Record, pilih Remove Filter maka akan kembali ke data asal tanpa difilter.

 

---------------------------------------------------

Creditz: Tessy Badriyah, Skom. MT. - EEPIS Lecturer

PESAN KESALAHAN DALAM EXCEL

---

Pernahkah Anda bermaksud untuk menerapkan rumus-rumus tertentu pada Ms. Excel dan melihat sel mengandung pesan kesalahan? Misalnya "#DIV/0!", "#NAME?", atau "#NUM!"? Mari kita pelajari maksudnya....

##### Maksudnya, isi dari sel terlalu lebar untuk ditampilkan, dan Anda perlu mengedit lebar kolom untuk menampilkan angka tersebut. Misalnya angka 20000000000001 tidak mungkin muat tampil dalam satu sel

#DIV/0! Kesalahan ini muncul jika Anda mencoba membagi suatu angka dengan angka nol (0). Gantilah anka nol tersebut dengan angka lain karena pengoperasian ini tidak dapat terdefinisikan

#N/A Kesalahan ini berarti "tidak ada". Jika sel yang ditunjuk rumus itu tidak ada, maka akan muncul pesan ini. Kesalahan ini bisa terjadi karena sel tujuan sudah terhapus

#NAME? Jika Anda mengetikkan sesuatu yang tidak dikenal Excel sebagai rumus, pesan ini akan muncul. Misalnya dalam pengoperasian =SUM(C1:C10), ANda salah mengetikkannya menjadi =SUM(C1-C10)

#NUM! Jika hasil rumus Anda berupa angka yang terlalu besar atau terlalu kecil maka pesan ini akan muncul pada sel. Angka yang terlalu besar adalah angka yang melebihi nilai 1 x 10^307, dan angka yang terlalu kecil adalah angka yang kurang dari -1 x 10^307

#NULL! Saat Anda menerapkan rumus pada dua buah range yang terpisah, maka pesan ini bisa muncul. Misalnya pada rumus =SUM(C1:C10,E1:E6), ada dua buah range yaitu C1:C10 dan E1:E6 yang tidak saling berhubungan. Jika Anda tidak membubuhkan tanda koma (,) maka Excel akan berusaha mencari perpotongan kedua range tersebut, padahal perpotongan tersebut tidak ada

#REF! Jika Anda secara sengaja ataupun tidak, telah mengganti (drag-drop) sumber rumus dengan angka dari sel yang baru, maka pesan ini akan memperingatkan Anda. Berhati-hatilah dalam memindah sel, pastikan tidak ada rumus yang mengacu pada sel tersebut

#VALUE! Pesan ini muncul jika Anda memasukkan teks atau karakter non-numerik pada sel yang dirujuk oleh rumus. Misalnya Anda menjumlahkan angka 10 dengan teks "lima" maka rumus tidak akan mendapatkan hasil yang diinginkan

Circular Reference Pesan ini memperingatkan Anda jika terjadi sebuah referensi melingkar. Artinya, rumus Anda tidak dapat diformulasikan oleh Excel karena targetnya berputar-putar dalam satu putaran rumus tanpa akhir.

TOKO AL INSANI